منابع و ماخذ مقاله پردازش اطلاعات، فناوری اطلاعات، انتقال اطلاعات، ارباب رجوع

، فرآورده ها و خدمات استفاده نمود. (صنایعی، 1381: 16)
تأثیرات فناوری اطلاعات بر سازمانها را می توان بصورت زیر خلاصه کرد:

تفکیک کار از محل:
هم اکنون می توان بصورت جهانی سازماندهی کرد و محلی کار نمود. فناوریهای اطلاعات مانند اینترنت، پست الکتریکی، کنفرانس ویدئویی موجب شده اند افراد بتوانند فارغ از محدودیت‌های جغرافیایی همکاری نزدیکی داشته باشند. با استفاده از سیستم های اطلاعاتی بسیاری از بخش های سازمان و شرکت را می توان حذف کرد. فناوری ارتباطات فاصله جغرافیایی را حذف نموده است. (جلالی، 1392: 47)
سیستم های اطلاعاتی موجب شده اند شرکت ها و سازمانها بخش های مختلف خود را که در محلهای مختلف پراکنده اند، هماهنگ و مدیریت کنند و حتی با سازمانهای دیگر نیز بعنوان سازمانهای مجازی هماهنگیهای لازم را انجام دهند. در بعضی مواقع به چنین سازمانهایی سازمانهای شبکه ای می گویند.

سازماندهی مجدد جریان کار:
سیستم هایی اطلاعاتی بطور روز افزون فرآیندهای دستی کار را به فرآیندهای خودکار تبدیل نموده اند. جریان کار الکتریکی با از بین بردن کاغذ و فرآیندهای دستی هزینه های عملیاتی را بسیار کاهش داده است. (جلالی، 1392: 47)

تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر:
با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان، کاربرد فناوری پیشرفته اطلاعاتی می تواند موجب تمرکز مدیریت در سازمان شود. مدیران که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می‌توانند از این فناوری استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کرد و تصمیمات بیشتری بگیرند که اغلب مسولیت بیشتری در پی خواهد داشت. از سوی دیگر مدیرانی که بخواهند تصمیم گیری خود را غیر متمرکز کنند می توانند با بکارگیری این فناوری، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنها در تصمیم گیری ها و استقلال و خود مختاری آنها بیفزایند. (صنایعی، 1381: 17)
بهبود هماهنگی:
شاید یکی از بزرگترین ره آوردهای فناوری اطلاعات این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار نمایند زمانی که دفاتر یا فروشگاهها در نقاط مختلف دنیا پراکنده اند سیستم کامپیوتری کانالهای ارتباطی جدیدی بوجود می آورند که این مدیران می توانند از آن استفاده کنند و بصورت یک گروه در آیند و دارای رفتار گروهی شوند. این فناوری در راه از میان برداشتن سدها به مدیران کمک می‌کند و نوعی احساس گروهی خلق می نماید که در نتیجه یک هویت سازمانی بوجود می آید. (صنایعی، 1381: 17)

شرح دقیق تری از وظایف:
با کاهش وظایف اداری، کاربرد این فناوری موجب می شود که سیاست ها بصورتی دقیق تر و شرح وظایف به گونه ای مفصل بیان شوند. شرکت هایی که از فناوری اطلاعات استفاده می کنند شباهت زیادی به سازمانهای خدماتی پیدا می کنند. پست های مدیریت و اداری باید بصورتی آگاهانه تر عمل کنند و به کارهای سنگین تر دست یابند و آماده حل مشکلات گوناگون شوند. (صنایعی، 1381: 18)

افزایش کارکنان متخصص.
دارای توانایی ذخیره سازی، پردازش و انتقال اطلاعات است.
خطای انسانی در شبکه پردازش اطلاعات سازمان کاهش می یابد.
موجب افزایش توانایی افراد یا سازمان برای ارتباطات آسانتر، دقیق تر و کم هزینه تر می شود. (صنایعی، 1381: 18)
2-3-کاربرد مدیر فناوری اطلاعات در سازمان
CIOیا مدیر انفورماتیک‌ یا مدیر اطلاعات‌ (Chief Information Officer) مدیر اجرایى ‌ارشدى‌ است که‌ مسئولیت‌ تمامى مقوله‌هاى‌ مرتبط با فناورى و سیستم‌هاى ‌اطلاعات‌ یک سازمان را بر‌ عهده‌ دارد. در حقیقت،‌این‌ افراد بهره‌گیرى‌ از فناورى اطلاعات را به منظور پشتیبانى‌ از اهداف‌ سازمان‌ مدیریت‌ و رهبرى ‌مى‌کنندCIOها با دانش و آگاهى و تسلط بر هر دو‌ مقوله‌ى فناورى و فرآیندهاى کسب و کار و همچنین‌ جنبه‌هاى‌ عملیاتى‌ دیگر، به طور معمول، شایسته‌ترین و توانمندترین مدیران براى هماهنگ کردن‌ راهبردهاى‌ فناورى با راهبردهاى‌کسب و کار سازمان‌ هستندCIOها بر تهیه‌ و تامین و اجرای فناورى مورد نیاز سازمان، و فرآوری خدمات‌ ارایه‌ شده‌ توسط‌ سیستم‌هاى‌ اطلاعاتى،‌ نظارت‌ مى‌کنند.
اگر چه، گفتنى است‌ که‌ در سازمان‌هاى‌ پیشرو و بسیار بزرگ، CIO‌ها به‌ منظور تمرکز هر چه‌ بیشتر بر روى‌ مقوله‌هاى ‌راهبردى‌ و استراتژیک‌، بسیارى‌ از جنبه‌ها و مقوله‌هاى تاکتیکى‌ و عملیاتى‌ را به ‌نمایندگان‌ اجرایى‌ قابل‌ اعتماد خود تفویض‌ مى‌کنند. (الوانی، 1382: 37)

2-4- مسئولیت های اصلی مدیران فناوری اطلاعات
با توجه به شرحی که پیرامون مهارت‌های عمومی و تخصصی یک مدیر فناوری اطلاعات در سازمان آوردیم، اینک به راحتی می‌توان حدس زد که مسوولیت‌های اساسی یک CIO چه‌چیزها‌یی هستند؟ این مسوولیت‌ها از یک سو به مهارت‌های عمومی مدیریتی وی و از سوی دیگر به مهارت‌های تخصصی او مرتبط هستند. (الوانی، 1382: 42)
این مسوولیت‌ها را از دیدگاه دیگری نیز می‌توان تقسیم‌بندی کرد. اگر خوب دقت کنیم متوجه می‌شویم که برخی از وظایف یک مدیر ارشد اطلاعات در حقیقت مدیریت مقولات نرم‌افزاری مانند خود اطلاعات و نیروی انسانی مرتبط با آن و نیز جنبه‌های راهبردی مدیریت است و برخی دیگر از وظایف او با مقولاتی سخت‌افزاری مانند دستگاه‌ها و سیستم‌های کامپیوتری گره خورده است. ایده اصلی و کلی مدیریت اطلاعات در سازمان این است که یک نفر به نام CIO باید علاوه بر فراهم ساختن ب
ستر سخت‌افزاری و نرم‌افزاری جریان اطلاعات در سازمان، زمینه گردش صحیح و بهره‌برداری مناسب از این اطلاعات و اندوخته‌های معنوی را در سازمان فراهم سازد. (الوانی، 1382: 42)
نقش انسانی و تدبیر یک CIO در مجموعه وظایف و اختیارات او از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. بنابراین، مقولاتی نظیر بودجه بندی، مدیریت پروژه و مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات در سازمان نیز جزو مسوولیت‌های اصلی اوست. (الوانی، 1382: 42)
1- مدیریت خدمات و ابزارهای دپارتمانIT 
به طور طبیعی اولین انتظاری که سازمان از یک مدیر ارشد اطلاعات دارد، مدیریت روزمره خدمات و ابزارهای واحد IT سازمان است. این واحد، بستر لازم برای فعالیت‌های اطلاعاتی روزمره سایر واحدهای سازمان مانند دبیرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداری و بخش‌های دیگر را فراهم ‌می‌کند. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید بر حُسن اجرای وظایف این بخش از سازمان نظارت دائمی داشته باشد. همچنین بسیار محتمل است که واحد IT، خدمات ویژه‌ای نیز به کارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اینترنت یا سرویس ذخیره‌سازی فایل در شبکه). در این‌ صورت، مدیر اطلاعات باید بر نحوه ارائه این خدمات نیز نظارت داشته باشد. (الوانی، 1382: 43)
2- مدیریت کارشناسان IT 
بدیهی است که تا دو یا چند نفر به عنوان کارشناس کامپیوتر و فناوری اطلاعات در یک سازمان مشغول به کار نباشند، صحبت از مدیریت فناوری اطلاعات در آن سازمان معنایی نخواهد داشت. چنانکه پیشتر هم گفتیم، چگونگی تعامل با این کارمندان و به اصطلاح سروکله زدن با کارشناسان IT سازمان، یکی از دغدغه‌ها و مسوولیت‌های اصلی یک CIO است. (الوانی، 1382: 44)
3- مدیریت ارتباطات
یکی از بخش‌های مدیریت اطلاعات در سازمان، تسهیل روند آن‌دسته از ارتباطات درون و برون سازمانی است که به واسطه ابزارهای ارتباطی الکترونیکی و کامپیوتری میان کارمندان شرکت از یک سو و نیز میان کارمندان و مخاطبان فعالیت‌های سازمان از سوی دیگر صورت می‌گیرد.  نحوه دخالت مدیر ارشد اطلاعات در این زمینه بیشتر فنی و تکنیکی است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاری است. وظیفه مدیر فناوری اطلاعات در این زمینه آن‌ است که با شناسایی نقاط ضعف و قوت شریان‌های اطلاعاتی درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بیرون از سازمان، به طور مداوم در فکر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه ای که کارمندان سازمان برای ارتباط گیری میان خود و مراجعان و مشتریان سازمان با کمترین مانعی روبرو شوند. (الوانی، 1382: 44)
4- فراهم ساختن امنیت اطلاعات و ارتباطات
وقتی صحبت از زیرساخت ارتباطی و اطلاعاتی سازمان به میان می‌آید، بی‌درنگ مهمترین موضوعی که به ذهن خطور می‌کند مساله چگونگی امنیت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. یک ساختار ارتباطی هرچقدر هم که پیشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلی به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان را زیر سوال می‌برد و همه کارکردهای مثبت آن را به خطر می‌اندازد. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید متوجه باشد که اگر به موازات تسهیل روند گردش اطلاعات در سازمان فکری به حال افزایش امنیت بستر اطلاعاتی نکند، افزایش میزان تبادل اطلاعات عملا به معنی به خطرانداختنِ هرچه بیشتر دانش، تجربه، سرمایه معنوی و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است که گاه ارزش اقتصادی یا راهبردی فراوان دارد. (الوانی، 1382: 45)
5- مدیریت دانش
از آنجا که امروزه اطلاعات، یکی از اَشکال اصلی و مهم سرمایه در سازمان‌های مترقی محسوب می‌شود، می‌توان پیش‌بینی کرد که آن‌دسته از سازمان‌ها که خود را نیازمند بهره‌گیری از توان یک مدیر ارشد اطلاعات در مجموعه کادر مدیریت سازمان می‌بینند، لابد به سطحی از پیشرفت در استفاده از فناوری اطلاعات رسیده‌اند که دانش و اطلاعات ذخیره‌شده در سازمان، به کالایی گرانبها در میان انواع سرمایه ها و داشته‌های سازمان تبدیل شده است. مدیریت دانش یا Knowledge Management در واقع یک مدیریت استراتژیک است. همان‌طور که کنترل سرمایه‌های مالی سازمان یکی از حساسترین و راهبردی‌ترین پایه‌های مدیریت آن است، برای سازمانی که از روش‌های دانش‌بر در کسب‌وکار خود استفاده می‌کند نیز کنترل سرمایه‌های اطلاعاتی سازمان بسیار مهم و کلیدی است. بدون شک این مورد یک از مهمترین مسوولیت‌های یک CIO است. (الوانی، 1382: 46)
6- مدیریت محتوا
یکی دیگر از وظایف مهم CIO که ارتباط تنگاتنگی با امور اطلاعاتی روزمره سازمان دارد، نحوه مدیریت محتوا یا Content Management است. در اینجا منظور از محتوا چیزی جز همان داده‌ها و اطلاعات با ارزشی که بر بستر ارتباطی سازمان جاری است نمی‌باشد. بهترین تعبیری که از مفهوم مدیریت محتوا در یک سازمان می‌توان ارائه کرد همان است که اصطلاحا Digital Workflow یا چرخه دیجیتالی امور اطلاعاتی سازمان نامیده می‌شود. این چرخه ممکن است فقط محدود به آن‌دسته از اطلاعات که در کالبد سیستم‌های کامپیوتری تولید و پردازش می‌شوند باشد، یا به تدریج تمام چرخه‌های غیر دیجیتالی بروکراسی سازمان را نیز دربرگیرد و آنها را هم شامل شود. (الوانی، 1382: 46)
7- بودجه ‌بندی
مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات در یک سازمان کار بسیار حساس و ظریفی است.CIO باید همواره به خاطر داشته باشد که فناوری اطلاعات آمده است که تا چرخه امور در کسب‌وکار سازمان را تسهیل کند. اگر قرار باشد به‌کارگیری فناوری اطلاعات هزینه‌های سازمان را افزای
ش دهد و بهره‌وری اندکی ایجاد کند، با توجه به پیچیدگی‌های فنیIT و نیاز مبرم آن به نیروی متخصص ماهر، در مجموع کسب‌وکار سازمان به جای حرکت به سمت چابکی و کارآمدی، به سمت کاهش بازده و پیچیدگی بیشتر حرکت خواهد کرد. در چنین شرایطی ممکن است مدیریت سازمان از پیاده‌سازی فناوری اطلاعات در مقیاس عمده صرف‌نظر کند.
هنرCIO این‌است که یک برنامه زمانی قابل دفاع از نحوه هزینه شدن بودجه اختصاص یافته به توسعه کاربری فناوری اطلاعات در سازمان ارائه نماید. به گونه‌ای که دیگر مدیران سازمان به تدریج آثار مثبت به‌کارگیری فناوری اطلاعات را احساس کنند. (الوانی، 1382: 47)
8- مدیریت پروژه
گاهی اوقات انجام ماموریت‌های محوله به واحد IT سازمان مستلزم به انجام‌رساندن پروژه‌های ویژه کوچک و بزرگی است که فراتر از امور روزمره و عادی این واحد هستند. در چنین مواقعی کنترل روند آغاز و پایان پروژه بسیار حیاتی است. پروژه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات، حتی پروژه‌های کوچک، نوعاً دارای سطحی از پیچیدگی و ظرافت هستند که اگر پیش‌بینی نشوند، انجام این

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *